Hausverwaltung wechseln: Machen Sie den Jahreswechsel zum Verwalterwechsel
Wer zum Jahreswechsel mit einer neuen Hausverwaltung beginnen möchte, sollte die Vorbereitung jetzt angehen. Das gilt für vermietete Häuser ebenso wie für Wohnungseigentümergemeinschaften, einzelne Eigentumswohnungen oder gemischt genutzte Immobilien. Denn zwischen der Entscheidung für einen Wechsel und einer gut vorbereiteten Übernahme liegen einige Schritte.
ELOVATE Immobilien begleitet Eigentümer und Wohnungseigentümergemeinschaften in Berlin und Brandenburg bei diesem Übergang.
Wenn aus Warten ein weiteres Jahr wird
Eine Anfrage bleibt unbeantwortet, eine zugesagte Rückmeldung kommt nicht, eine notwendige Reparatur wird erneut verschoben. Eigentümer fragen nach und geben ihrer Verwaltung noch etwas Zeit. Vielleicht verbessert sich die Zusammenarbeit nach dem nächsten Gespräch. Vielleicht wird der offene Vorgang doch noch erledigt.
Aus unserer Verwaltungspraxis wissen wir, dass die Entscheidung für einen Wechsel häufig spät fällt. Nicht selten erreichen uns Anfragen erst wenige Wochen vor dem gewünschten Übernahmetermin. Bis dahin wurden Entscheidungen vertagt, weitere Gespräche geführt oder innerhalb der Eigentümergemeinschaft noch keine Mehrheiten gefunden.
Natürlich sollte ein Verwalterwechsel wohlüberlegt sein. Jede Immobilie hat ihre Geschichte, bestehende Verträge und laufende Vorgänge. Die Hoffnung auf Besserung sollte allerdings nicht dazu führen, dass erhebliche Defizite über längere Zeit bestehen bleiben.
Eigentum verpflichtet. Dazu gehört auch, die Instandhaltung und wirtschaftliche Entwicklung einer Immobilie regelmäßig zu überprüfen. Werden notwendige Aufgaben dauerhaft aufgeschoben, können daraus zusätzliche Kosten und Schäden entstehen.
Eine neue Verwaltung braucht mehr als einen Vertrag
Angebote einholen, Leistungen vergleichen und Vertragsbedingungen prüfen: Bereits die Auswahl einer neuen Hausverwaltung benötigt Zeit. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft müssen außerdem die erforderlichen Beschlüsse vorbereitet werden. Nach § 24 Abs. 4 WEG soll die Einladungsfrist für eine Eigentümerversammlung mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt.
Ebenso wichtig ist die Vorbereitung der tatsächlichen Übernahme. Eine gemeinsame Objektbegehung, die Sichtung vorhandener Unterlagen und ein Überblick über laufende Maßnahmen helfen der neuen Verwaltung, das Gebäude und seine Besonderheiten kennenzulernen.
Gerade bei größeren Eigentümergemeinschaften, umfangreichen Mietbeständen oder gemischt genutzten Immobilien sollten technische Anlagen, Zuständigkeiten und bestehende Verträge frühzeitig besprochen werden.
Der Jahreswechsel bietet sich häufig als Übernahmetermin an. Ob er eingehalten werden kann, hängt von den bestehenden Vertragsverhältnissen, den notwendigen Beschlüssen und den verfügbaren Kapazitäten ab.
Mit den Unterlagen muss auch das Wissen übergeben werden
Bei einem Verwaltungswechsel werden Akten, Schlüssel und Kontounterlagen übergeben. Mindestens ebenso wichtig ist das Wissen über die Immobilie: frühere Schäden, bekannte Mängel, offene Forderungen und Absprachen mit Dienstleistern.
In der Praxis ist dieses Wissen nicht immer vollständig dokumentiert. Frühere Ansprechpartner haben das Unternehmen verlassen, Vereinbarungen wurden nur mündlich getroffen oder Unterlagen sind nicht auffindbar. Die neue Verwaltung muss dann zunächst Zusammenhänge rekonstruieren, bevor sie Vorgänge weiterbearbeiten kann.
Eine sorgfältige Übergabe kann solche Lücken nicht vollständig ausschließen, aber deutlich reduzieren. Nachvollziehbar bleiben sollte insbesondere, welche Arbeiten bereits beauftragt wurden, welche Beschlüsse noch umzusetzen sind und wo dringender Handlungsbedarf besteht.
Schäden und Investitionen laufen über den Wechsel hinaus weiter
Ein offener Versicherungsfall erledigt sich nicht mit dem Wechsel der Verwaltung. Wurde der Schaden gemeldet? Welche Unterlagen wurden eingereicht? Fehlen noch Gutachten oder Rechnungen? Welche Fristen sind zu beachten?
Gerade bei Wasserschäden, undichten Dächern oder größeren Instandsetzungen können fehlende Informationen und ungeklärte Zuständigkeiten die weitere Bearbeitung erheblich verzögern.
Auch die wirtschaftliche Situation muss frühzeitig erfasst werden. Dazu gehören offene Forderungen, ausstehende Abrechnungen, laufende Wartungsverträge und bereits beschlossene Investitionen. Welche Maßnahmen sind vorbereitet, welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung?
Diese Informationen helfen der neuen Verwaltung, Prioritäten zu setzen und begonnene Aufgaben gemeinsam mit den Eigentümern fortzuführen.
Wie ELOVATE die Übernahme begleitet
Bei ELOVATE begegnen uns unterschiedliche Ausgangssituationen. Manche Übergaben vom Vorverwalter sind gut vorbereitet, andere erfordern zunächst eine umfangreiche Bestandsaufnahme. Wir betrachten die Vorgeschichte sachlich und konzentrieren uns darauf, welche Aufgaben für die Immobilie oder die Eigentümer jetzt wichtig sind.
Als Immobilienverwaltung mit zertifizierter WEG-Verwalterkompetenz verbinden wir rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse. Unser Anspruch ist es, das Gebäude beziehungsweise die Eigentümergemeinschaft und die jeweiligen Anforderungen von Beginn an möglichst umfassend kennenzulernen.
Im Rahmen des vereinbarten Verwaltungsauftrags koordinieren wir die Übergabe mit der bisherigen Verwaltung, sichten die Unterlagen und erfassen laufende Vorgänge. Dazu gehören je nach Auftrag auch die Abstimmung von Bankvollmachten und Kontozugängen, die Prüfung bestehender Dienstleisterverträge sowie die Erfassung offener Schadensfälle.
Eigentümer, Dienstleister und – soweit vom Auftrag umfasst – Mieter werden über die neuen Ansprechpartner informiert. Sind Unterlagen unvollständig, dokumentieren wir die erkennbaren Lücken und stimmen die weiteren Schritte zur Klärung ab.
So entsteht eine nachvollziehbare Grundlage für die künftige Verwaltung.
Was für den bestehenden Vertrag gilt
Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind die Abberufung des Verwalters und die Beendigung des Verwaltervertrags voneinander zu unterscheiden. Nach § 26 Abs. 3 WEG kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit durch Beschluss abberufen. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach, sofern er nicht bereits früher endet.
Deshalb sollte rechtzeitig geklärt werden, wann die neue Verwaltung bestellt werden kann und welche Verpflichtungen gegenüber der bisherigen Verwaltung noch bestehen. Dabei kann es erforderlich sein, das Verwalterhonorar bis zum wirksamen Vertragsende weiterzuzahlen.
Bei der Mietverwaltung, der Sondereigentumsverwaltung und anderen individuell vereinbarten Verwaltungsleistungen richten sich die Beendigungsmöglichkeiten nach den jeweiligen Verträgen und den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen. Ob eine vorzeitige oder außerordentliche Kündigung möglich ist, hängt vom Einzelfall ab.
Bestehende Verträge, Kündigungsfristen und mögliche Fehlleistungen sollten daher frühzeitig geprüft und offene Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert werden. Bei der Prüfung bestehender Verträge berücksichtigen wir außerdem mögliche Einsparpotenziale bei neuen Vertragsabschlüssen. Bei rechtlich strittigen Fragen empfiehlt sich ergänzend fachanwaltlicher Rat.
Ihre neue Hausverwaltung beginnt mit einer Entscheidung
Wenn wichtige Aufgaben seit Längerem liegen bleiben oder die Zusammenarbeit nicht mehr Ihren Erwartungen entspricht, lohnt es sich, die Möglichkeiten eines Wechsels konkret zu besprechen.
Ob Miethaus, WEG, Sondereigentum oder Mischobjekt: ELOVATE Immobilien ist Ihr Ansprechpartner in Berlin und Brandenburg. Gemeinsam betrachten wir Ihre Ausgangssituation, klären die Voraussetzungen für eine Übernahme und besprechen einen möglichen Starttermin.
Sie suchen eine neue Hausverwaltung? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
ELOVATE Immobilien GmbH
Email: info@elovate-immobilien.de
